Nel mondo moderno, spesso ci aggrappiamo all’idea che il controllo sia la chiave per il successo e la sicurezza in ogni aspetto della vita. Tuttavia, c’è un interessante caso che sfida questa convinzione: il sistema ferroviario giapponese, noto per la sua efficienza e sicurezza senza pari, ma sorprendentemente privo di controllori a bordo dei treni.

Questo ci fa riflettere sull’inutilità del controllo all’interno dei processi quando si sviluppa una robusta “prova d’errore”.

Escludendo la variabile culturale, il “processo” legato al viaggio è diverso da come lo conosciamo abitualmente. Occorre infatti timbrare il biglietto sia nella stazione di ingresso che in quella di uscita. Così facendo la verifica della corrispondenza tra la tratta definita dal biglietto e le stazioni di partenza e arrivo avviene in automatico. Il processo è quindi a prova d’errore, non necessitando di un controllo.

Nel mondo aziendale e nella gestione dei processi, il termine “controllo” è spesso visto come una pratica essenziale per garantire l’efficienza e la qualità. Tuttavia, paradossalmente, l’abuso o l’eccessiva applicazione del controllo può effettivamente ostacolare il miglioramento, rallentando l’innovazione e impedendo la crescita. Questo perché:

• Incentiva il conformismo: crea un ambiente in cui l’obbedienza alle regole è più importante dell’efficacia o dell’efficienza. Le persone tendono a concentrarsi su come seguire le regole piuttosto che su come ottenere i risultati desiderati. Questo può portare a una cultura aziendale di conformismo, in cui le idee creative e le iniziative sono soffocate.

• Genera inefficienze: il controllo dettagliato ed eccessivo richiede spesso una quantità significativa di tempo e risorse per essere attuato. Questo può portare a un aumento dei costi operativi e all’inefficienza del processo. Inoltre, il controllo può comportare una burocrazia eccessiva che rallenta ulteriormente l’azione.

• Incentiva la paura e la passività: quando le persone si sentono costantemente osservate, sviluppano una mentalità di paura e passività. Temendo le conseguenze delle loro azioni, potrebbero evitare di prendere iniziative o di affrontare sfide. Questo porta a un ambiente di lavoro stressante e poco motivante.

• Aumenta paradossalmente la possibilità di difetti: più controlli ci sono lungo un processo e meno le persone saranno attente nel non produrre difetti. Più o meno inconsciamente l’essere umano sa che se qualcuno controllerà e correggerà il suo operato potrà prestare meno attenzione nel consegnare un risultato di qualità.

In conclusione, il caso dei treni giapponesi dimostra che il controllo può essere sostituito da sistemi a prova d’errore che non solo sono più efficaci ma anche più efficienti. Questo esempio dovrebbe ispirare l’industria e la società a cercare soluzioni innovative che riducano al minimo gli errori e migliorino la qualità dei processi, eliminando la necessità di un controllo costante. La chiave per il successo potrebbe non essere il controllo, ma la prevenzione degli errori dall’inizio.

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