5S è un metodo per ottenere un luogo di lavoro ad alte prestazioni.

Diventa quindi fondamentale l’eliminazione di tutte le attività che costituiscono spreco, molto visibili in un ambito produttivo ma più nascoste nel mondo uffici.

Pensiamo per un momento a cosa ci si presenta quando accendiamo i nostri computer:

• Tante cartelle e tanti file –> Tempi di ricerca –> “Aspetta che cerco la cartella” , “Pensavo fosse questo il file corretto”
• Esclusività di file e cartelle –> Tempi di ricerca –> “è nella cartella di Mario”, “l’informazione si trova nel file di Luigi”
• Dimensioni di file che rallentano l’apertura e il salvataggio dello stesso –> Tempi di attesa –> i classici file Excel da decine se non centinaia di Mb
• File “forse” aggiornati à copia di copia di copia, quale è aggiornato? 

Ogni clic del mouse è uno spreco, ed ogni file che apriamo è un’attesa. Minimizzare queste dinamiche fa parte dell’approccio 5S tanto quanto la fase di separazione all’interno di un’area produttiva.

La difficoltà nel vedere e gestire questi aspetti sta nel fatto che mentalmente lo spazio virtuale ci risulta infinito. Non arriviamo al punto di dire “Non abbiamo spazio”, perché l’acquisto di un nuovo disco è molto più economico rispetto all’acquisto di un nuovo capannone!

Provate quindi a porvi le classiche domande legate alle 5S ma con focus sul digitale:

1)SEPARARE: sono presenti solo i file e le cartelle necessari?

2)ORDINARE: sono posizionati secondo una logica che consideri luogo e frequenza di utilizzo?

3)PULIRE: è applicato un piano di aggiornamento e modifica semplice e seguito?

4)STANDARDIZZARE: l’architettura e la codifica dei file in rete sono standardizzate?

5)MANTENERE/MIGLIORARE: come garantiamo che ci sia un mantenimento di tali condizioni? Ed un miglioramento?

Un esempio di un’azienda Cliente:

Stato di partenza à 118GB utilizzati, 78.300 cartelle, +320.000 file

Attività svolta à definizione della nuova architettura di rete ed eliminazione dei file obsoleti

Stato futuro à -90% di file e cartelle!

Il termine Metodo 5S trae spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata delle cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passi che danno il ritmo alla metodologia:

1. Seiri – separare: separa ciò che ti serve da ciò che non è funzionale all’attività e quindi crea disturbo e disordine, quindi spreco di tempo o di risorse (muda); un termine alternativo con la S è scarta.
2. Seiton – riordinare: metti a posto tutto quello che è utile, il vecchio motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”; un termine alternativo con la S è sistemare.
3. Seiso – pulire: tieni tale ordine costante e pulisci, un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che “non nasconde” le inefficienze (una logica molto in linea con il Total Quality Management TQM); un termine alternativo con la S è spazzare.
4. Seiketsu – sistematizzare o standardizzare: definisci delle metodologie ripetitive e canonizzate da utilizzare per continuare queste attività di razionalizzazione delle risorse e degli spazi lavorativi;
5. Shitsuke – diffondere o sostenere: fai che questo modo di pensare ed agire sia pervasivo per tutte le attività aziendali.

Il quinto passo (shitsuke) può anche essere inteso come allargamento delle 5S da esperimenti pilota ad altre attività che possono goderne.

Questa metodologia investe quindi un atteggiamento aziendale di miglioramento continuo, in modo che ogni giorno sia un giorno per il miglioramento e per scoprire altri Muda ed eliminarli: infatti se i primi tre passi possono essere svolti con poco sforzo, il cuore del miglioramento e del sistema è negli ultimi due che rendono l’attività costante e strutturale.

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative.

Nato dalla tradizione giapponese dell’eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda), l’obiettivo è quello di eliminare tutto ciò che non è strettamente funzionale all’attività svolta, indipendentemente dall’attività stessa.