Pima ancora di scrivere la mail è bene chiedersi “Questa mail è davvero necessaria?”, ” La mail è lo strumento corretto per comunicare questa informazione?”

In base alla situazione in cui ci si trova si può giungere a diverse risposte:

• NO, l’argomento richiede una spiegazione approfondita, in questo caso si può pensare di chiamare la persona o indire un meeting
• NO, la comunicazione è rapida e di importanza secondaria, posso in questo caso scegliere uno strumento di comunicazione più rapido
• NO, non sto davvero comunicando un’informazione che necessita l’invio della mail ma posso usare uno strumento diverso.

Quali possono essere questi strumenti di comunicazione rapida? Microsoft Teams, WhatsApp business, piattaforme di gestione dei progetti per comunicare il completamento di task come ASANA, Trello, To do list di Microsoft

• SI, procedo alla compilazione della mail seguendo le regole della Netiquette.

Regole compilazione delle email:

• COME: per scrivere una mail al meglio si deve utilizzare sempre un indirizzo email professionale utilizzando l’indirizzo email aziendale.
• QUANDO scrivere una mail? Non esiste un orario preciso ma è preferibile rispettare l’orario di lavoro. suggerimento: utilizza l’impostazione di invio programmato.
• CHE LINGUAGGIO USO: grammatica ed ortografia devono essere corrette, così come la punteggiatura, è consigliato poi evitare di utilizzare le abbreviazioni e le lettere maiuscole oltre che i toni ironici e sarcastici.
• Come posso scrivere un OGGETTO efficace? l’oggetto è un elemento necessario per una buona mail, deve esprimere al meglio il corpo stesso della mail e per questo per avere un buon oggetto questo deve essere: chiaro, sintetico, preciso, esplicativo.
• Nel CORPO della mail devono essere inserite le formule di apertura e di chiusura, deve essere presente la firma e recapiti, specialmente se rivolta a un soggetto esterno. Il messaggio di testo deve essere coinciso, chiaro e ben scritto a livello di ortografia, grammatica e forma, è consigliata la suddivisione in paragrafi e un utilizzo limitato di elenchi puntati.
• Come si possono inviare gli ALLEGATI nelle email?: per evitare problemi di download e invio è preferire la condivisone tramite link di collegamento. Nel momento in cui questo non fosse possibile il formato suggerito è il formato PDF.