Il Visual Mapping è una tecnica di rielaborazione  molto efficace che permette di visualizzare una o più idee con l’obiettivo di spiegarle meglio. Visualizzare un’idea in un supporto grafico permette agli interlocutori o al team di lavoro di averne una comprensione migliore.

La visualizzazione dell’informazione aiuta quindi non solo chi conduce l’attività, ma anche tutto il team di lavoro che partecipa. Secondo recenti studi, dopo 3 giorni ricordiamo un’immagine impressa nella nostra mente 55 volte se essa è d’impatto. Quindi, il punto è che anche l’occhio vuole la sua parte, e ne abbiamo parlato anche qui.

Un esempio sono le mappe concettuali: queste possono essere considerate come uno strumento di visual mapping perché permettono di visualizzare l’idea attraverso uno schema mentale che ne amplifica il significato, e ce lo ricorda nel tempo.

“C’è del magico nei grafici. Il profilo di una curva rivela in un attimo tutta la situazione – la storia di un’epidemia, o di un epoca di prosperità. La curva informa la mente, risveglia l’immaginazione, convince”

Henry D. Hubbard

Per condurre una riunione, un incontro, o semplicemente per un’attività di brainstorming, la mappa concettuale è un esempio di strumento di visual mapping  molto utile per:

• riassumere i contenuti dell’incontro
• mappare concetti o informazioni complesse
• mettere su carta concetti o idee in fase di brainstorming
• fissare argomenti per approfondirne la comprensione
• studiare la tendenza o una particolare statistica d’interesse
• definire gli output o i deliverable della riunione

Queste mappe concettuali possono essere poi di vari formati e su supporti dei più svariati, come per esempio:

• Su lavagna cancellabile
• Con il supporto di post-it
• Su cartellone
• Su vetro
• Su fogli elettrostatici
• Su canvas digitale, come per esempio Miro 
• Con il supporto di LIM, o lavagna interattiva multimediale

I supporti presentati finora si suddividono in due grandi famiglie:

• i supporti cartacei, con uso di lavagne, post-it, cartelloni, ecc.
• i supporti digitali, con uso di software e hardware per la fruizione di tutto il team di lavoro

Non  esiste una soluzione ottimale per tutti i casi.  Spesso la soluzione deve adattarsi agli scopi e al team che la utilizza. Per esempio:

Per il supporto cartaceo…

• Se il team di lavoro non è avvezzo all’utilizzo di dispositivi e/o mezzi informatici, preferiamo i mezzi fisici per creare il nostro visual mapping. Tutti i partecipanti al team di lavoro devono sentirsi coinvolti all’interno del workshop o della riunione di lavoro. Il mezzo non può limitare la partecipazione del team al gruppo di lavoro.
• Se i contenuti possono essere riassunti attraverso semplici parole chiave, utilizzate i post-it. I post-it contengono possono contenere poche parole, e non aiutano chi deve approfondire l’argomento con più parole. Il colore dei post-it aiuta anche a raggruppare diverse idee in un unico insieme, o dividere il titolo dai suoi attributi.

Per la forma digitale…

• • Se i partecipanti al workshop sono invece più digital-oriented, valutate l’adozione di una soluzione che possa supportare la vostra mappa concettuale digitale. Un software come Miro potrebbe fare il vostro caso. Miro è una lavagna digitale interattiva che permette di raggruppare le idee di un team di lavoro.
  • Se i team member non sono tutti presenti in sede, virate verso una soluzione digitale. Un semplice powerpoint, come un software più sofisticato di visual mapping potrebbero fare al caso vostro per raccogliere e condividere tutte le informazioni da tutti i partecipanti al meeting, dovunque essi si trovino.
  • Se la soluzione digitale è la vostra scelta, adottate anche una LIM (o lavagna interattiva multimediale) che permetta a tutti di toccare e modificare la struttura della vostra mappa concettuale. In fase di brainstorming, o in riunione è fondamentale che tutti siano incentivati e partecipi all’interno della discussione, quindi tutti i membri del team devono essere abili a modificare e interagire con la lavagna digitale

Per gestire e condurre un team di lavoro, il visual mapping è uno degli strumenti più utili per chiarire e spiegare un modello a tutto il team di progetto. Che la forma sia digitale, o che sia un supporto cartaceo, l’obiettivo di un team leader è sempre quello di mettere in chiaro tutti i punti salienti di una riunione.

La mappa concettuale, un grafico, una rappresentazione sono le armi in più di un project leader in una sessione di brainstorming o di riunione focalizzata.